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Comptabilité Gestion Norme NFZ42-026 : numérisation fidèle des originaux papier Contexte et enjeux de la norme AFNOR « Numérisation fidèle » - La Fédération des tiers de confiance du numérique (FNTC) a présenté, lors d'une conférence récente, les travaux de certains de ses membres également responsables au sein de l'Association française de normalisation (AFNOR) et en charge notamment de l'élaboration de la norme NFZ42-026 « Numérisation fidèle » à destination des opérateurs de numérisation ainsi qu'aux donneurs d'ordres qui souhaitent la mettre en œuvre en interne. La norme est définie comme une formalisation des bonnes pratiques en terme de fiabilité de la copie numérique du papier. Elle constitue un référentiel permettant de concevoir, d'auditer et de rectifier des systèmes dont l'un des objectifs est d'apporter les garanties nécessaires pour envisager la destruction des originaux papier. Complétant la norme AFNOR NFZ42-013 de 2009 relative à l'archivage électronique, NFZ42-026, qui devrait être publiée dans les prochaines semaines, apporte ainsi des solutions aux évolutions législatives récemment parues en la matière. Citons notamment : -l'article 1379 du code civil relatif à la fiabilité des copies modifié par l'ordonnance 2016-131 du 10 février 2016 portant réforme du droit des contrats, du régime général et de la preuve des obligations et le décret 2016-1673 pris pour son application ; -l'arrêté fixant les modalités de numérisation des factures papier des entreprises à destination de l'administration fiscale (arrêté du 22 mars fixant les modalités de numérisation des factures papier en application de l'article L.102 B du LPF, JO du 30, texte 14 ; LPF art. A. 102 B-2 nouveau). Quatre cas d'usages et deux gammes de numérisation - Les configurations de numérisation seraient regroupées en quatre cas d'usages : -la numérisation centralisée de stocks, par exemple la reprise de collections de dossiers ; -la numérisation centralisée de flux, par exemple la numérisation du courrier entrant ; -la numérisation décentralisée de stocks, par exemple la numérisation par un service d’archive pour un service métier ; -la numérisation décentralisée de flux, par exemple la station de numérisation au guichet. Par ailleurs, deux gammes de numérisation seraient prévues : -la numérisation fidèle consistant à fournir les métadonnées techniques relatives à l'intégrité du système de destination ; -la numérisation fidèle attestée permettant de produire une attestation de numérisation comportant tous les éléments de traçabilité de la chaîne de numérisation. Il s'agit d'autant d'éléments de preuve démontrant que le procédé de numérisation a été respecté. La numérisation fidèle attestée renforce la sécurité de la fidélité de la copie, dans des cas de numérisation externalisée ou des cas de destruction d'original sensible, tel un contrat signé. Exigences posées par la norme pour la reproduction électronique - Les principales thématiques d'exigences de NFZ42-026 portent sur : -la qualification du processus et des outils de numérisation. Il s'agit de tester les capacités de chaque outil mis en œuvre dans la chaîne de numérisation pour identifier à partir de quels seuils il existe un risque sur la fidélité de la copie. Dans la pratique, pour chaque typologie de documents, des échantillons représentatifs doivent être numérisés pour valider que les profils paramétrés répondent aux exigences de fidélité (résolution, colorimétrie, détection de doublons...) ; -la mise en œuvre d'une chaine de traçabilité. Il s'agit d'enregistrer chaque opération du processus de numérisation de manière à démontrer qu'elle est conforme à la convention de numérisation conclue avec le propriétaire des documents ; -les moyens techniques pour la préservation de l'intégrité et notamment les marques d'intégrité et de temps (empreinte numérique, horodatage, cachet électronique ...) ; -la production de livrables vers un système d'archivage électronique (SAE) des copies fidèles. FNTC, Communiqué de presse « Numérisation fidèle et destruction des originaux papiers, c'est parti ! », conférence du 20 avril 2017 |
