Refacturation de frais ou remboursement de débours ?

Aurore Milliotte

diplômée d'expertise comptable

La nuance entre les remboursements de frais ou de débours peut paraître subtile, mais la qualification des frais engagés en débours au regard de la TVA répond à des conditions strictes. La gestion comptable et fiscale de ces dépenses est différente et tient à la notion d’intermédiation. Rappelons que ne pas respecter les critères d’éligibilité au caractère de débours peut entraîner de lourdes conséquences fiscales.

Différencier les deux notions

Les refacturations de frais

Il y a refacturation de frais lorsque l’entreprise engage des dépenses (frais de déplacement, par exemple) en son nom pour son client, c’est-à-dire que la facture lui est adressée.

Elle se fait ensuite rembourser par son client en émettant une facture et en y joignant copie des justificatifs.

L’entreprise peut refacturer à l’euro l'euro, mais peut aussi appliquer une marge bénéficiaire. Dans ce dernier cas, elle fixe un prix de marché au regard des pratiques de ses concurrents et en fonction de la négociation avec son client.

Les débours

Dans le cas où l’entreprise engage des frais au nom et pour le compte de son client, il s’agit de débours. Elle a agi en tant qu’intermédiaire ou mandataire.

Les frais sont éligibles au caractère de débours au regard de la TVA si l’entreprise remplit simultanément les conditions suivantes (CGI art. 267, II-2° ; BOFiP-TVA-BASE-10-10-30-§§ 200 à 230-15/01/2014) :

-existence d’un mandat préalable et explicite, et non pas présumé, entre les deux parties. Il peut être tacite, mais ne doit pas être mis en doute. Pour ce faire, l’entreprise doit prouver l’existence de ce mandat par tout moyen ;

-reddition exacte et explicite du montant des débours au client (mandant) : la facture doit comporter au moins deux lignes, l’une afférente à la prestation de services, l’autre aux débours ;

-justification de la nature ou du montant des débours auprès de l’administration fiscale, le cas échéant ;

-comptabilisation des débours dans des comptes de passage (comptes de tiers).

Un expert-comptable ou un avocat chargé par son client de rédiger le procès-verbal d’assemblée générale règle les frais de greffe pour le compte de son client. Il annexe à sa facture d’honoraires la facture du greffe établie au nom du client.

Comptabilisation des opérations

Opérations effectuées par l’entreprise en son nom personnel

Les frais engagés par l’entreprise pour le compte de son client sont comptabilisés en charges selon leur nature.

En contrepartie, leur refacturation est comptabilisée en produit. En pratique, c’est le compte 708 « Produits des activités annexes » qui est mouvementé (dans le sous-compte 7088 « Autres produits d'activités annexes » ou dans des subdivisions créées en fonction de la nature des charges).

Rappelons qu'il est impossible de compenser les frais inscrits en charges et les refacturations enregistrées en produits.

L'utilisation du compte 791 « Transferts de charges d’exploitation » est déconseillée car elle ne permet pas de s’assurer de l’exhaustivité du chiffre d’affaires.
Une information dans l'annexe est requise si les refacturations de frais représentent un montant significatif.

Opérations effectuées dans le cadre du mandat

Chez le mandataire (l’entreprise qui engage les frais), les opérations sont comptabilisées en classe 4, en comptes de tiers, et non en classe 7 (PCG art. 621-11). En effet, contrairement aux refacturations de frais, elles ne sont pas assimilées à du chiffre d’affaires.

Seule la rémunération du service rendu par le mandataire est comptabilisée dans le résultat, en prestation de service (compte 706) ou en produit des activités annexes (compte 708) si l’opération est occasionnelle.

Plus précisément, c’est un compte 467 « Autres comptes débiteurs ou créditeurs » au nom du client qui sera débité lors de l’enregistrement de l’achat et crédité lors du remboursement du débours. À l’issue de ces opérations, le compte 467 est soldé.

Chez le mandant (client), l’achat sera enregistré en charges, la facture étant libellée à son nom.

Régime fiscal des remboursements de frais et des débours

Les refacturations de frais sont imposables

Une refacturation de frais à un client constitue un produit soumis à TVA, à l’IS ou à l’IR, qu’elle soit effectuée à prix coûtant ou avec une quote-part de bénéfice. Il s'agit d'un élément de chiffre d’affaires.

En plus de sa prestation de service, l’entreprise doit donc inclure les frais qu’elle refacture dans la base de calcul de sa TVA collectée.

Les entreprises refacturent souvent les frais de déplacement qu’elles ont engagés. Sur les frais de transport du personnel de l'entreprise (billets de train ou d’avion, location de véhicule de tourisme…), la TVA n’est pas récupérable. Lorsque ces frais sont répercutés au client en complément du prix principal d'une prestation, ce dernier peut, lui,déduire la TVA sur le prix de la prestation, la refacturation en étant un élément (CGI art. 206, IV, 2.5° ; BOFiP-TVA-DED-30-30-30-§§ 10 et 20-12/09/2012).

Les remboursements de débours ne sont pas imposables

La facturation de débours n’est pas considérée comme du chiffre d’affaires, mais comme le remboursement de frais engagés en lieu et place du client et pour son compte. L’entreprise n’a servi que d’intermédiaire lors de la transaction.

Les débours ne sont donc pas soumis à TVA, ni à l’IS ou à l’IR. L’exclusion de la base d’imposition ne vaut que pour les remboursements qui respectent les critères d’éligibilité au caractère de débours mentionnés ci-avant.

Les débours sont à enregistrer en comptes de tiers.
L’exclusion de la base d’imposition à la TVA, à l’IS ou à l’IR est subordonnée au fait que les débours respectent les conditions permettant qu'ils soient considérés comme tels.
En cas de doute, il vaut mieux refacturer les frais engagés selon les règles applicables à toutes les livraisons de biens et les prestations de services réalisées par des assujettis, en les soumettant à la TVA.