Robotisation de la saisie comptable et intégration de l’intelligence artificielle dans la stratégie du cabinet

Un des ateliers du dernier congrès des experts-comptables a été consacré à l’analyse des impacts de la robotisation de la saisie comptable et, plus globalement, à l’intégration de l’intelligence artificielle (IA) dans la stratégie de développement des cabinets d’expertise comptable (Atelier « 30 ’ pour convaincre - Retours d’expérience sur la robotisation de la saisie comptable et sur les opportunités de nouveaux services grâce à l’intelligence artificielle », animé par Conciliator Expert, 11 octobre 2018).

Automatisation de la saisie et intelligence artificielle

L'automatisation de la saisie comptable est une possibilité proposée par un nombre croissant d’éditeurs de logiciels de comptabilité. Elle est généralement basée sur l’utilisation d'un logiciel de reconnaissance optique de caractères ou OCR (optical character recognition, en français « océrisation »). L'OCR permet de transformer l'image d'un texte imprimé numérisé en un document textuel et de le sauvegarder dans un fichier pouvant être exploité dans un traitement de texte, un scanner, une application sur smartphone, pour l'import des données bancaires ou l'agrégation des factures fournisseurs et les extraits de compte, etc.

L’automatisation de la saisie comptable peut également s’appuyer sur la technique du web scraping qui consiste en l'extraction du contenu de sites Web, via un script ou un programme, afin de le transformer pour pouvoir l'utiliser dans un autre contexte (par exemple, le référencement).

L’essor des techniques d’automatisation disponibles a permis qu’aujourd’hui de nombreux outils se soient spécialisés dans la collecte des factures, des notes de frais et des relevés de comptes bancaires.

Certains utilisent déjà l'intelligence artificielle (IA) pour automatiser la saisie et sont même compatibles avec la blockchain. En effet, la traduction automatique est l’un des problèmes les plus complexes qui se posent à l’IA, si bien que les modèles de traduction précédents, fondés sur des statistiques, étaient jusqu’à récemment jugés meilleurs que l’IA dans certains cas. Désormais, un saut technologique a pu être franchi grâce à l’utilisation des réseaux de neurones artificiels (RNA), dont l’architecture est directement inspirée de celle du cerveau, et les éditeurs de logiciels adoptent massivement la traduction neuronale.

Les réseaux de neurones artificiels

Concrètement, lorsqu’on crée un modèle de réseaux de neurones ou tout simplement quand on utilise un modèle déjà existant, il est nécessaire d’entraîner ce modèle avec des données afin qu’il puisse apprendre et être capable de reconnaître un objet ou quelque chose en particulier soit, s’agissant de la saisie comptable automatique, des pièces comptables et en particulier des factures, de tous types. Pour ce faire, les éditeurs des logiciels concernés doivent utiliser des bases de données contenant toutes les images correspondant aux pièces et éléments à reconnaître.

Une partie de cette base de données sert à entraîner le modèle, c'est « la base de données d’entraînement » et la partie restante sert pour évaluer le modèle, il s’agit de la « base de données de validation ».

Plus la base de données est vaste, plus le système d’IA est entraîné et donc capable de traduire de manière adéquate ces pièces, notamment les factures, en écritures comptables pertinentes, comme le ferait un collaborateur chargé de la saisie informatique de ces pièces.

Les limites de ces techniques

Longtemps limités en termes de volumes de traitements, les logiciels aujourd’hui disponibles sur le marché sont à même de traiter de gros volumes de factures. Alors que l’OCR n’est pas capable de reconnaître tous les éléments des factures, l’IA traite jusqu’à 100 % des éléments y figurant : les données chiffrées bien sûr, avec la ventilation par codes/taux de TVA, mais également les codes analytiques le échéant.

L’IA est par ailleurs capable de reconnaître les facturettes voire les factures manuscrites (dans certaines limites toutefois).

Un axe de développement des cabinets d’expertise comptable

L’automatisation de la saisie comptable des factures s’est fortement développée au sein des cabinets d’expertise comptable, ces derniers en espérant un fort gain de productivité et une rentabilisation accrue des dossiers. En pratique, les premiers retours d’expérience font ressortir de 30 % à 50 % de gains de productivité sur ces tâches de saisie comptable grâce à l’automatisation.

Lorsque la saisie comptable automatisée est performante, les collaborateurs n’ont, en effet, que les écritures en anomalie, ou bien les factures non traitées par le système, à « solutionner » et à traduire eux-mêmes en comptabilité, puisque cela n’a pas été fait, ou pas correctement fait, par le logiciel.

Les collaborateurs sont également amenés à effectuer un contrôle qualité des écritures comptables rentrées dans le système. Ces opérations sont à plus forte valeur ajoutée que les opérations de simple saisie comptable.

La saisie automatique peut, en principe, être proposée à tous les clients et réduit le temps passé par les collaborateurs sur la saisie des écritures comptables dans le cadre des missions de tenue et de révision de la comptabilité des entreprises clientes du cabinet. Les temps dégagés sur les opérations de saisie comptable sur un dossier X sont potentiellement réallouables à d’autres dossiers (par exemple, de nouveaux clients) et surtout affectables à des tâches moins « basiques » : l’accompagnement des clients, le conseil, la proposition de tableaux de bord utiles fournis aux clients.

Ces nouvelles technologies sont l’occasion de développer de nouvelles compétences à la fois pour :

-aider les cabinets d’expertise comptable à proposer de plus en plus de missions d’accompagnement des clients ;

-aider les collaborateurs de saisie comptable à se « reconvertir » vers des missions à plus forte valeur ajoutée, à l’heure où sonne le glas des interventions humaines en matière d’opérations basiques de saisie comptable.

Enjeux : répondre à l’exigence d’instantanéité attendue par les clients et… être adapté à chacun

L’un des enjeux majeurs de cette évolution de la profession du chiffre et de l'offre de services qu'elle devrait proposer dans le futur est de fournir instantanément des éléments utiles aux clients.

Grâce à ces nouvelles technologies, les données comptables et financières, de gestion, de stocks etc. peuvent ainsi être disponibles de manière quasi-immédiate, dès que les clients le souhaitent afin d’être réactifs face à un marché concurrentiel, ou à une demande de leurs propres clients, ou encore en cas de signaux négatifs sur la santé financière de leur entreprise.

Mais, attention, pour être efficaces, les systèmes de saisie comptable automatique basés sur l’IA doivent avoir été suffisamment entraînés. Il est donc généralement recommandé de choisir un logiciel qui a fait ses preuves dans le secteur d’activité représentatif du portefeuille clients du cabinet. C’est, par exemple, le cas dans le secteur agricole, puisque des partenariats entre cabinets spécialisés et logiciels spécifiquement entraînés sur les factures et documents généralement utilisés dans ce secteur d’activité sont en train d’émerger.

L'automatisation de la saisie comptable peut, en principe, être proposée à tous les clients et permet des gains de productivité allant de 30 % à 50 %.
Le temps dégagé sur les opérations de saisie comptable est potentiellement réallouable : nouveaux clients, conseil, proposition de tableaux de bord…
Pour être efficaces, les systèmes de saisie comptable automatique basés sur l’IA doivent avoir été suffisamment entraînés.

Saisie informatique des données comptables : le point de vue du LAB 50
Présentation du LAB 50 (www.lelab50.fr)
Le LAB 50 est un observatoire créé par la Compagnie régionale des commissaires aux comptes (CRCC) de Paris et l’Ordre des experts-comptables (OEC) de Paris Île-de-France qui, par un travail de veille, d’analyse et de mise en perspective, a pour objet de comprendre et débattre librement des impacts de l’intelligence artificielle sur l’exercice de la profession de commissaire aux comptes et d’expert-comptable.
Vers un recul du salariat…
Contrairement à la révolution industrielle qui suscita le développement du salariat afin de s’attacher la présence permanente d’un ouvrier derrière une machine fonctionnant à cadence continue, la révolution numérique favoriserait au contraire l’externalisation de la main-d’œuvre. En effet, l’avènement des plateformes et la fluidité des communications permettraient aujourd’hui de trouver, à la demande, le prestataire qualifié, disponible et exactement calibré à la mission.
Face à ce phénomène, la profession comptable est concernée à plusieurs chefs :
-sollicitation croissante des experts-comptables pour des missions de DAF externalisées ;
-accentuation du recours à la sous-traitance entre professionnels du chiffre, aussi bien dans le cadre des missions d’expertise comptable que de commissariat aux comptes. Le succès de la plateforme de mise en relation « BBUSI » créée par la CRCC de Paris et l’OEC de Paris Île-de-France en est le parfait exemple.
Les recommandations de la Commission européenne sur la saisie comptable
La saisie informatisée des données comptables est une activité que la profession a toujours considérée comme relevant de sa prérogative d’exercice. Et pour cause, saisir en comptabilité, c’est qualifier et imputer, il s’agit donc bien d’une opération intellectuelle consistant à appliquer une règle de droit comptable…
Or, l’Union européenne insiste depuis plusieurs années pour considérer que les tâches consistant à passer des écritures comptables par voie électronique ne fassent plus l’objet d’une réserve d’exercice. À cet effet, elle s’appuie sur l'arrêt Payroll de la Cour de justice des communautés européennes (CJCE 17 octobre 2002, aff. C-79/01). Dans cette affaire, la législation italienne imposait aux entreprises de moins de 250 salariés désireuses d’externaliser l’élaboration de leur fiche de paie, de s’adresser aux seuls centres informatisés constitués et composés exclusivement par des personnes inscrites à l’Ordre de certaines professions. Point important, les entreprises de plus de 250 salariés pouvaient, quant à elles, avoir recours à des centres externalisés à la seule condition qu’ils soient assistés, et non plus composés, de ces personnes inscrites à l’Ordre. C’est cette différence de traitement que la CJCE condamna, et non le principe même de réserver la saisie informatique de données à une profession réglementée.
En outre, la Commission se réfère à une juridiction française « ayant considéré que le fait de passer des écritures comptables électroniquement avant de les approuver ne relevait pas du champ d’application des activités réservées », tout en précisant que « l’arrêt rendu n’est cependant pas entièrement exécuté » (cass. com. 24 juin 2014, nos 11-27450 et 13-26332). Cet arrêt de la chambre commerciale de la Cour de cassation, faisant référence à des saisies informatiques des données transmises par le client, reste sibyllin et de faible portée.
Un arrêt de la cour d’appel de Paris du 27 mai 2016 ne pouvait d’ailleurs être plus clair en « considérant que la saisie informatique alléguée par les prévenus ne constitue pas une simple opération informatique mais nécessite une démarche intellectuelle consistant à tenir une comptabilité par la nécessaire qualification comptable des opérations et l’affectation dans une ligne comptable d’une dépense intervenue ; que l’aide qu’apporte un logiciel, quel qu’en soit le nom, n’enlève pas à l’opération sa nature essentielle de tenue de comptabilité ». Et, en cassation, la chambre criminelle compétente en matière d’exercice illégal a bien rejeté le pourvoi contre cet arrêt selon lequel la tenue de comptabilité relève bien de la prérogative d’exercice (cass. crim. 20 décembre 2017, n° 16-83914).
Plus récemment, la Commission européenne recommandait à la France de clarifier le champ des activités réservées aux experts-comptables, en particulier en ce qui concerne des tâches telles que celles consistant à passer des écritures comptables par voie électronique (CE, recommandations de réformes en matière de réglementation des services professionnels, 10 janvier 2017).
Enfin, actuellement, l’Union européenne se dote, dans le cadre du « paquet services », de nouveaux instruments juridiques, avec notamment la directive relative à un contrôle de proportionnalité adoptée le 28 juin 2018, visant à réduire le niveau de réglementation des professions au strict nécessaire (UE, dir. 2018/958 du 28 juin 2018). L’injonction reste donc vive…
Si la saisie des informations comptables venait à sortir de la prérogative d’exercice, quelles pourraient en être les conséquences ? Assisterions-nous à un mouvement « d’ubérisation » ?
D’abord, le cas échéant, en provenance des cabinets eux-mêmes qui, conservant la prérogative sur la révision et l’établissement des comptes, pourraient faire appel à une main-d’œuvre externalisée pour les opérations de saisie.
Mais ensuite et sans doute de manière plus inquiétante, par une sous-traitance directe par les entreprises de la saisie de leurs données comptables sur leur propre logiciel auprès de « bookkeepers », la révision et l’établissement des comptes relevant de la responsabilité de celles-ci ou de l’expert-comptable auquel elles auront fait appel à cet effet précis.
Les développements récents en termes d’intelligence artificielle, d’OCR et de facture électronique pourraient vite rendre le débat désuet. Car les emplois relatifs à la saisie des données comptables ne sont-ils pas régulièrement brocardés comme les premiers menacés, à terme, de disparaître ?