La dématérialisation des factures au regard des règles fiscales de numérisation des factures papier

L’introduction dans le code civil, par l'ordonnance de 2016 portant réforme des contrats, de la copie numérique fiable laissait espérer la possibilité d’utiliser les facultés de dématérialisation des documents ouvertes par l’informatique dans de nombreux domaines, y compris en matière fiscale et sociale : en effet, est présumée fiable jusqu’à preuve du contraire toute copie résultant d’une reproduction à l’identique de la forme et du contenu de l’acte, et dont l’intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à certaines conditions (c. civ. art. 1379). Le décret 2016-1673 du 5 décembre 2016 précise les critères techniques à remplir pour que la copie numérique d’un document puisse être admise comme preuve au même titre que le document papier original.

Pour autant, en matière fiscale, le législateur a souhaité ouvrir une modalité différente de dématérialisation des documents papier. Depuis le 30 mars 2017, il possible de numériser les factures papier dès leur envoi ou leur réception (LPF art. L. 102 B, I modifié par loi 2016-1918 du 29 décembre 2016, art. 16). Il en va de même pour les informations, documents, données, traitements informatiques ou système d'information constitutifs des contrôles de la piste d’audit fiable et la documentation décrivant leurs modalités de réalisation (CGI art. 289, VII, 1°).

Les modalités de numérisation de ces documents ont été fixées par arrêté ministériel et codifiés à l’article A. 102 B-1 du LPF, tandis que celles des factures l’ont été à l’article A. 102 B-2 du LPF.

L’administration fiscale a publié le 7 février dernier ses commentaires (BOFiP-CF-COM-10-10-30-10-07/02/2018) et a mis à jour plusieurs instructions pour tenir compte de la possibilité de numériser les factures papier et les documents de la piste d'audit (BOFiP-TVA-DED-40-10-10-07/02/2018, BOFiP-TVA-DECLA-30-20-30-10-07/02/2018, BOFiP-TVA-DECLA-30-20-30-20-07/02/2018, BOFiP-TVA-DECLA-30-20-30-50-07/02/2018, BOFiP-CF-CPF-10-07/02/2018, BOFiP-CF-COM-10-10-30-20-07/02/2018).

Cette dématérialisation des factures et documents papier, en constituant des copies fiables susceptibles de servir de justificatif auprès de l’administration fiscale, est sans doute promise à un fort développement. Son premier intérêt est de permettre de répondre aux obligations fiscales de conservation (LPF, art. L. 102 B). Ainsi, il sera possible à l’entreprise d’adresser ces copies au vérificateur lors de demandes de justifications faites durant un examen de comptabilité, puisque le dialogue avec le contrôleur se fait à distance.

De même, la transmission de ces copies devrait faciliter les échanges de pièces avec les OGA en cas d’examen périodique de sincérité.

Selon l’administration fiscale, ce sont les modes d’émission (fichier informatique ou impression papier) et de transmission (par courrier ou électroniquement) au client qui caractérisent le type de facture (voir RF Comptable 452, septembre 2017 « La facture : établir, transmettre, recevoir et archiver »).

Une facture de vente en format papier peut au choix :

Une facture de vente en format électronique (CGI art. 289, VI) est une facture ou un flux de factures créé, transmis, reçu et archivé sous forme électronique, quelle qu'elle soit (BOFiP-TVA-DECLA-30-20-30-10-§ 70-07/02/2018). Cela suppose que l'intégralité du processus de facturation soit électronique. Aussi, une facture initialement conçue sur support papier puis numérisée, envoyée et reçue par courrier électronique ne constitue pas une facture électronique mais une facture papier (BOFiP-TVA-DECLA-30-20-30-10-§ 80-07/02/2018).

À titre transitoire, une facture de vente créée sur papier, numérisée puis envoyée et reçue de façon électronique (par courriel ou réseau sécurisé) est considérée comme une facture électronique à la condition de numériser cette facture en respectant les dispositions de l'article A. 102 B-2 du LPF (BOFiP-TVA-DECLA-30-20-30-10-§§ 90 et 95-07/02/2018).

Le récepteur de la facture sera, pour sa part, considéré comme ayant reçu une facture électronique. Il devra donc conserver la facture ainsi reçue, uniquement sous format dématérialisé (CGI, ann. III, art. 96 F bis).

Cette tolérance est valable jusqu’au :

La possibilité ouverte par la LFR 2016 précitée de numériser les factures de vente et d’achat en format papier dans le but d’en assurer la conservation imposée par l’article L. 102 B du LPF est soumise à l'obligation de respecter les conditions édictées à l'article A. 102 B-2 du LPF.

Les conditions suivantes à respecter lors de l’opération de numérisation pour garantir une reproduction identique à l'original, c’est-à-dire une copie conforme, sont les suivantes (LPF art. A. 102 B-2 ; BOFiP-CF-COM-10-10-30-10-§§ 100 et 105-07/02/2018) :

Cette méthode de numérisation des factures papier en vue de leur conservation est applicable aux factures papier émises à compter du 30 mars 2017 et par mesure de tolérance aux factures papier émises antérieurement à cette date (BOFiP-CF-COM-10-10-30-10-§ 107-07/02/2018). Elle ne dispense pas pour autant des contrôles de la piste d'audit fiable (BOFiP-TVA-DECLA-30-20-30-20-§ 30-07/02/2018).

Pour conserver les factures de vente émises en format papier, les entreprises peuvent conserver un double papier de la facture transmise, ce qui suppose l’impression de deux documents : l’original de la facture destiné au client et son double papier qui doit être archivé par le fournisseur (BOFiP-CF-COM-10-10-30-20-§ 10-07/02/2018).

Elles peuvent aussi opter pour la constitution d’un « double électronique » de cette facture. À cette fin, jusqu’au 30 juin 2018, elles peuvent créer un fichier transcrivant le contenu, la mise en forme, et la représentation graphique des factures créées informatiquement. Ce fichier doit être créé en utilisant un dispositif technique permettant de garantir l’authenticité, l’intégrité et la pérennité du contenu du « double électronique » depuis l’émission de l’original papier jusqu’à l’expiration de la période de stockage du double (BOFiP-CF-COM-10-10-30-20-§ 30-07/02/2018). Le « double électronique » doit ainsi reproduire fidèlement et durablement l’original de la facture adressée au client sur support papier. Le fichier ainsi constitué doit transcrire les informations de contenu, de mise en forme, et de représentation graphique des factures créées informatiquement.

L’enregistrement des informations composant la facture doit intervenir à une date la plus proche possible de celle de l’opération d’impression de l’original de la facture sur support papier. Le système informatique doit permettre d’identifier ces deux dates.

L’intégrité du « double électronique » de la facture doit être assurée à l’aide de « procédés électroniques logiques » (signature électronique avancée au sens de l'article 2, point 2, de la directive 1999/93/ CE du 13 décembre 1999) ou en archivant ce fichier sur un support physique non réinscriptible (disques optiques WORM ou supports magnétiques non réinscriptibles).

À compter du 1^er juillet 2018, la conservation sur support informatique ne sera possible qu’en respectant les conditions édictées par l'article A. 102 B-2 du LPF et déclinées au BOFiP-CF-COM-10-10-30-10-§§ 100 et 105-07/02/2018, que nous avons présentées ci-avant.

En principe, seule la facture d’origine, c’est-à-dire celle émise et transmise dans son format initial, constitue la pièce justificative pour la déduction de la TVA. Cependant, la copie numérique, dont le caractère identique à l’original est assuré en respectant les exigences de l’article A. 102 B-2 du LPF, constitue une pièce justificative valable pour la déduction de la TVA.

S’il s’avérait que ces conditions n’étaient pas remplies, il resterait au contribuable la possibilité de présenter la facture papier, sous réserve de l’avoir conservée. En l’absence de justificatif valable, la déduction de la taxe est susceptible d'être remise en cause (BOFiP-TVA-DED-40-10-10-§ 55-07/02/2018).

L’obligation de conservation édictée par l’article L. 102 B du LPF concerne aussi d’autres documents que les factures d’achat ou de vente (BOFiP-CF-COM-10-10-30-10-§ 1-07/02/2018) :

Le délai de 6 ans fixé (LPF art. L. 102 B) court à compter de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis.

Lorsque ces documents sont établis ou reçus sur support informatique, ils doivent être conservés sur support informatique pendant les 3 premières années et au choix sur support informatique ou papier les 3 années suivantes (le cas de la documentation de la piste d'audit fiable suit un régime particulier).

Lorsque ces documents sont établis ou reçus sur support papier, ils peuvent également être conservés sur support informatique ou sur support papier, pendant une durée de 6 ans (BOFiP-TVA-DECLA-30-20-30-10-§ 109-07/02/2018).

L’entreprise qui veut dématérialiser ses factures de vente et d’achat émises en format papier a intérêt à faire l’inventaire de tous les documents, livres, registres qu’elle est susceptible d'avoir à présenter à l’administration lors d’un contrôle fiscal ou au titre du droit de communication. Cette définition du champ d’application des processus de dématérialisation doit s’accompagner d’une réflexion sur le périmètre et la durée d’archivage.

Avant d’engager ce projet, le contribuable assujetti à la TVA gagnera à s’interroger sur l’opportunité d’émettre directement des factures de vente électroniques, conformes au VI de l’article 289 du CGI, plutôt que de numériser des factures papier en vue de leur conservation.

Outre les économies d’impression et de courrier, les factures électroniques ne sont pas soumises aux contrôles de la piste d'audit. De plus, ce format devient progressivement obligatoire pour les opérations effectuées avec la sphère publique : il sera généralisé dans les échanges avec l’État à compter du 1^er janvier 2020, quelle que soit la taille de l’entreprise prestataire.

Afin d’unifier le processus de numérisation et de le fiabiliser, le contribuable peut avoir intérêt à numériser en couleur les PDF et à les signer avec une signature de niveau au moins une étoile selon le référentiel RGS. Celle-ci constitue le dénominateur commun aux articles A. 102 B-1 et A. 102 B-2 du LPF, les autres attentes de la DGFiP étant exprimées de façon très proche dans ses instructions.

Comme pour les factures, il faudra documenter les différentes phases de la numérisation et les contrôles qui sécurisent le processus de dématérialisation.

L’entreprise pourra s’inspirer de la norme NF Z42-026, élaborée par la FNTC avec l’AFNOR, pour mettre en œuvre la copie fiable du code civil. Cette norme, non obligatoire, précise les exigences fonctionnelles et techniques liées notamment à la qualification et au paramétrage de la chaîne de numérisation et au processus de numérisation. Elle décompose ainsi le processus de transformation numérique du document papier :

Elle peut aussi sous-traiter le processus de numérisation à des prestataires respectant cette norme.

La numérisation des documents et factures papier doit être nécessairement accompagnée d’une politique d’archivage garantissant leur conservation durant les délais exigés par la réglementation.

Il faudra répondre à la question suivante : quelles copies fidèles seront conservées et durant combien de temps ? À cet égard, les délais fiscaux ne sont pas les seuls à prendre en compte. La réflexion doit être menée avec une approche pluridisciplinaire, car les autres législations peuvent imposer des délais de conservation plus longs, voire des supports différents.