Conventions réglementées : intégrez les nouveautés pour vos assemblées 2015

Sont désormais exclues du régime des conventions réglementées les conventions conclues entre deux sociétés dont l'une détient, directement ou indirectement, la totalité du capital de l'autre, le cas échéant déduction faite du nombre minimal d'actions requis pour satisfaire aux exigences légales (c. com. art. L. 225-39 et L. 225-87 modifiés ; ord. précitée art. 6 et 9).

Rappelons que les conventions réglementées doivent être soumises à l'autorisation préalable du conseil d'administration ou du conseil de surveillance.

Désormais, cette autorisation préalable doit être motivée. Il doit être justifié de l'intérêt de la convention pour la société, notamment en précisant les conditions financières qui y sont attachées (c. com. art. L. 225-38 et L. 225-86, al. 4 nouveaux ; ord. précitée art. 5 et 8).

Par cette mesure, le conseil d'administration ou de surveillance ne devrait pas être un simple bureau d'enregistrement, la décision prise devant être justifiée et servir l'intérêt général de la société.

En vue de renforcer la transparence au sein des SA, les conventions conclues et autorisées au cours d'exercices antérieurs dont l'exécution a été poursuivie au cours du dernier exercice doivent désormais être examinées chaque année par le conseil d'administration ou le conseil de surveillance (c. com. art. L. 225-40-1 et L. 225-88-1 nouveaux ; ord. précitée art. 7 et 10).

Il est important de souligner que « examen » ne veut pas dire « nouvelle autorisation ». Il s'agit seulement de réexaminer les modalités d'exécution de la convention (notamment, les conditions financières). Toutefois, ce réexamen peut conduire parfois à un déclassement de la convention, passant ainsi d'une convention réglementée à une convention libre.

Enfin, ces conventions doivent être communiquées au commissaire aux comptes pour les besoins de l'établissement de son rapport (c. com. art. L. 225-40-1 et L. 225-88-1 nouveaux ; ord. précitée art. 7 et 10).

Jusque-là, les commissaires aux comptes devaient être informés de la poursuite, au cours du dernier exercice, de l'exécution de conventions conclues et autorisées au cours d'exercices antérieurs (dans le délai d'un mois à compter de la clôture de l'exercice) (c. com. art. R. 225-30 et R. 225-57).

Ce changement de formulation devrait permettre à une plus grande exhaustivité dans la transmission de ce type de convention puisque le conseil d'administration ou de surveillance a l'obligation de communiquer chaque convention concernée.

Le rapport spécial est le document sur lequel les actionnaires vont se fonder pour approuver ou non les conventions qui y figurent. Ce document est essentiel au regard de l'information des actionnaires.

Le décret 2015-545 du 18 mai 2015 a apporté des précisions. Ainsi, les rapports spéciaux établis à compter du 1^er juin 2015 devront comporter les éléments suivants.

Pour la 1^re partie du rapport relative aux conventions soumises à l'approbation de l'assemblée, il devra être mentionné les motifs exposés lors de l'autorisation préalable par le conseil d'administration ou de surveillance desdites conventions. La CNCC a précisé que les motifs seront repris à l'identique dans le rapport (CNCC, communiqué de juin 2015 précité).

Concernant la 2^e partie du rapport relative aux conventions déjà approuvées, devra figurer la liste des conventions et engagements conclus et autorisés au cours d'exercices antérieurs examinés par le conseil d'administration ou le conseil de surveillance (décret 2015-545 du 18 mai 2015, art. 7 et 9 ; c. com. art. R 225-31 et R. 225-58 modifiés).