Vérification de comptabilité : l'obligation de présentation sous forme de fichiers

Dès lors que la comptabilité a été établie grâce à un système informatique, elle doit être conservée et présentée aux agents de l'administration sur support informatique (CGI art. 54 et LPF, art. L. 102 B ; voir le Dictionnaire Comptable et financier, rubrique « Comptabilité informatisée » et RF Comptable 387, octobre 2011, dossier « Se préparer à un contrôle informatisé »).

Cependant, dans sa forme actuelle, l'article L 47 A-1 du livre des procédures fiscales offre au contribuable la faculté de remettre un tel fichier, dans un format défini (ASCII) permettant son import et/ou sa lecture par des logiciels d'analyse de données. Ces fichiers peuvent être remis sur des supports variés (CD-Rom, clé USB, disque dur externe).

De plus, depuis 2010, les grandes entreprises peuvent déposer l'ensemble des écritures retracées dans les journaux, numérotées par ordre chronologique de saisie, sous forme d'un fichier unique, sur le site dédié de la DVNI, Altoweb.

Les données communiquées sont stockées et exploitées sur un serveur central auquel les entreprises et les vérificateurs accèdent au moyen d'une interface web.

En promouvant la remise de fichiers des écritures comptables, l'administration cherche à faciliter la phase de prise de connaissance de la comptabilité préalable ou initiant le contrôle fiscal.

Les vérificateurs peuvent pratiquer des contrôles de cohérence entre les déclarations souscrites et la comptabilité présentée. Ils peuvent alors réaliser des tris, des classements et des calculs. Ils sont ainsi mieux à même de cibler leurs demandes de traitement dans le cadre d'un contrôle fiscal de comptabilité informatisée.

L'article 14 de la LFR 2012 impose la remise d'une copie des fichiers des écritures comptables sous forme dématérialisée pour la présentation de la comptabilité (CGI, LPF, art. L 47 A modifié).

Cette obligation concerne toutes les entreprises tenant leur comptabilité au moyen d'un logiciel comptable, quels que soient leur activité ou leur régime d'imposition, à l'exception des entreprises agricoles relevant du régime forfaitaire.

Le délai maximal de 3 mois encadrant les vérifications des petites entreprises (CGI, LPF, art. L. 52) ne démarrera qu'à compter de la remise des fichiers des écritures.

Le défaut de présentation des documents comptables sous format dématérialisé sera sanctionné par une amende minimale de 1 500 € par exercice ou par année soumis à contrôle.

Ce montant pourra être porté, en cas de manquements graves, à 5 ‰ du chiffre d'affaires ou du montant des recettes brutes déclarés ou rehaussés (selon le cas), par exercice ou année soumis à contrôle (CGI art. 1729 D modifié).

En outre, cette situation constituera une opposition à contrôle fiscal, de sorte que l'administration pourra procéder à une taxation d'office (CGI, LPF, art. L. 74).

Ces dispositions s'appliqueront aux contrôles de comptabilité dont l'avis de vérification est adressé après le 1^er janvier 2014 (loi 2012-1510 du 29 décembre 2012, art. 14). Sont donc visées les écritures des exercices non prescrits à la date de l'avis, ce qui peut concerner des exercices antérieurs à 2014.

En principe, l'objectif premier consiste à :

Les inspecteurs disposent sur leur poste de travail du logiciel Alto, alors que les BVCI disposent du logiciel ACL pour lire les données provenant du système d'information et effectuer des traitements complexes.

Selon la DGFIP, le logiciel Alto permet de filtrer les écritures sur les libellés ou en fonction de règles de syntaxe ou de seuils ou encore par numéros de compte.

Il est aussi possible de réaliser des totalisations et des calculs simples ou de sélectionner des écritures « remarquables ».

En revanche, il ne permet pas de rapprocher le fichier des écritures comptables avec des fichiers issus d'autres sources (par exemple, d'outils de facturation).

Le logiciel Alto évolue régulièrement, mais le détail de ses fonctionnalités n'est pas rendu public.

D'après nos informations, il est actuellement limité par la taille des fichiers à importer, soit au plus 2 M de lignes d'écritures. Or un tel volume n'est pas rare, même en PME, dans le cas d'ERP qui génèrent de nombreuses écritures automatiques, par exemple à chaque mouvement de stock.

Par ailleurs, le vérificateur ne peut prononcer un rehaussement sur la base de la seule consultation informatique des écritures comptables. C'est en demandant les pièces justificatives des écritures concernées que s'appuie le débat oral et contradictoire.

L'analyse de la cohérence des écritures transmises dans le cadre de l'obligation de présentation de la comptabilité ne constitue pas un traitement informatique au sens des CFCI et, de ce fait, ne bénéficie pas des mêmes garanties procédurales.

Quels traitements sont possibles, au plan technique, sur les fichiers ? Faute de connaître les fonctionnalités d'Alto, il est difficile d'en apprécier l'étendue. Certes, on peut présumer que le vérificateur s'attachera à reconstituer la cohérence des montants figurant dans les rubriques des liasses fiscales à partir des lignes d'écritures filtrées et totalisées par numéros de compte.

Mais rien n'empêche techniquement l'administration d'étendre ses analyses à d'autres vérifications.

Dans l'attente de l'entrée en vigueur de cette disposition le 1^er janvier 2014, les entreprises devraient mettre à profit l'année 2013 pour s'assurer de la conformité de leur système d'information comptable aux règles fiscales et comptables de tenue des comptabilités informatisées.

Une attention particulière devra être portée aux règles d'irréversibilité des écritures et des exercices clôturés.

De même, il conviendra de s'assurer des possibilités d'export des écritures aux formats requis et de la valeur probante conférée au fichier des écritures ainsi généré.

Enfin, on pourra utilement tester ces fichiers à l'aide de logiciel d'analyse de données, comme ACL ou IDEA.