Gestion
Le contrôle interne de l'information comptable
Suite à la publication en mai 2006 d'un cadre de référence du contrôle interne (voir notre article paru dans RF Comptable 329, juin 2006), le groupe de place mandaté par l'AMF publie aujourd'hui un guide d'application pour les procédures de contrôle interne relatives à l'information comptable et financière. Ces travaux s'inscrivent dans le cadre de la mise en oeuvre de la loi de sécurité financière pour les sociétés françaises faisant appel public à l'épargne.
Le contexte
Le groupe de place créé par l'AMF a élaboré, dans une première étape, un cadre de référence permettant aux sociétés cotées soumises à la LSF de superviser leur dispositif de contrôle interne. Ce document rappelle les principes généraux du contrôle interne et devrait permettre d'homogénéiser le contenu des rapports du président du conseil d'administration et d'en faciliter leur lecture. La seconde étape a consisté à rédiger un guide d'application pour les procédures de contrôle interne relatives à l'élaboration et au traitement de l'information financière et comptable publiée. Ces procédures constituent, en effet, une composante importante du contrôle interne. Ce guide permettra aux entreprises de procéder, par comparaison, à une analyse interne de leur dispositif d'élaboration de l'information comptable et financière.
Ce document pris dans son ensemble (cadre de référence et guide d'application) est soumis à commentaire par l'AMF jusqu'au 15 décembre prochain.
Les grandes lignes du guide d'application
Pas de caractère obligatoire
Il s'agit d'un outil de compréhension et d'amélioration du dispositif de contrôle interne destiné au management (direction générale et direction financière) et aux organes délibérants (conseil d'administration et conseil de surveillance).
Document à adapter à chaque société
Ce guide expose des principes généraux applicables à l'ensemble des secteurs d'activité (à l'exception de ceux déjà dotés de règles spécifiques, comme par exemple les secteur bancaire ou le secteur des assurances).
Il doit être adapté aux spécificités de chaque société.
Une définition du contrôle interne
Le contrôle interne comptable et financier concerne l'ensemble des processus de production et de communication de l'information comptable et financière et concourt à la production de données fiables et conformes aux exigences légales et réglementaires.
Il contribue également à :
- la prévention et la détection des fraudes et irrégularités,
- la préservation des actifs,
- l'application des instructions de la direction générale.
Les acteurs
Le contrôle interne comptable et financier concerne de nombreuses personnes dans l'entreprise. Trois acteurs occupent toutefois un rôle clé :
- la direction générale : responsable de l'organisation et de la mise en oeuvre du contrôle interne comptable et financier, ainsi que de la préparation des comptes,
- le conseil d'administration (ou directoire) qui arrête les comptes et le conseil de surveillance qui procède aux vérifications nécessaires,
- le président du conseil d'administration (ou du conseil de surveillance) qui élabore un rapport sur les procédures de contrôle interne.
Ces acteurs peuvent être assistés par l'audit interne.
Il est à noter que la dimension « comportement des acteurs du contrôle interne » apparaît essentielle dans le domaine plus spécifique du contrôle interne comptable et financier (éthique, intégrité, compétence des acteurs...).
Les processus comptables
Il s'agit des activités permettant de transformer des opérations économiques en informations comptables et financières grâce à la « mécanique comptable ». Ces processus existent dans toutes les entreprises et sont indépendants :
- du mode d'organisation,
- des systèmes d'information utilisés.
Ces processus peuvent être classés en deux familles :
-1/ les processus de pilotage de l'organisation comptable et financière,
-2/ les processus d'élaboration de l'information comptable et financière ; ces processus sont constitués, d'une part, des processus amont qui alimentent la base de données comptables (achats, ventes...) et, d'autre part, des processus de production de l'information comptable et de communication financière.
Les processus de pilotage
Le pilotage est assuré par les directions comptable et financière et par la direction générale. Il a pour objectif de définir et mettre en oeuvre le dispositif concourant à l'élaboration de l'information comptable et financière.
Les principes clés
Comme pour tout dispositif de contrôle interne, les processus de pilotage doivent reposer sur certains principes de base (voir notamment sur ce sujet le dossier de RF Comptable 331, septembre 2006) :
- séparation des fonctions,
- délégations de pouvoirs,
- documentation des processus et des contrôles : en particulier, existence d'un manuel des procédures comptables faisant l'objet d'une mise à jour régulière grâce à une veille réglementaire,
- organisation claire et attribution des fonctions précisément définie,
- sécurité physique et logique des systèmes et données informatiques.
Rôle de la direction générale
La direction générale veille à l'existence d'un dispositif de contrôle interne et en organise la surveillance.
Les principales attributions directes de la direction générale sont :
- établir les comptes en vue de leur arrêté,
- expliquer les principales options de clôture,
- mettre en évidence les changements de principes comptables et en informer le conseil,
- définir la stratégie de communication financière.
Le pilotage exercé par la direction générale consiste à s'assurer, en particulier :
- de l'existence d'un dispositif d'identification des risques,
- du mode de rémunération / motivation des personnels comptables et financiers,
- de la formalisation et de la diffusion des procédures comptables,
- de la conservation et de la sécurité des informations,
- de la qualité des prévisions publiées ou utilisées dans le cadre de la préparation de l'information comptable et financière,
- de l'enregistrement adéquat des opérations majeures,
- de l'existence de procédures d'arrêté de certains comptes jugés sensibles.
Ces travaux sont menés en coordination avec les commissaires aux comptes - La direction générale échange avec les commissaires aux comptes, en particulier sur les points suivants :
- revue des principes et options comptables,
- périmètre d'intervention des commissaires aux comptes et conclusions,
- information des commissaires aux comptes sur les éventuelles faiblesses de contrôle interne.
Rôle du conseil d'administration
Pilotage et contrôle - Conformément à la loi, le conseil d'administration a la faculté de procéder aux contrôles et vérifications qu'il juge opportuns. Il peut, à ce titre, vérifier auprès de la direction générale que les dispositifs de pilotage et de contrôle sont de nature à assurer la fiabilité de l'information financière.
Arrêté des comptes - Le conseil d'administration (ou le directoire) arrête les comptes annuels et examine les comptes semestriels. Il obtient, à cet effet, toutes informations nécessaires à l'accomplissement de sa mission.
Les processus d'élaboration de l'information comptable
Les critères de qualité
L'information comptable et financière repose sur les processus en amont ; la qualité de cette information dépend de la « mécanique » de production comptable qui doit, en particulier, s'appuyer sur un certain nombre de critères, parmi lesquels :
- la réalité (les opérations enregistrées concernent l'entité),
- l'exhaustivité (toutes les opérations ont été enregistrées),
- la séparation des exercices (enregistrement des opérations sur la bonne période),
- l'exactitude (enregistrement des opérations pour un montant correct),
- la classification (enregistrement des opérations dans les comptes adéquats).
Les points clés à mettre sous contrôle
Concernant les différents points listés ci-après, il s'agira :
- de s'assurer que les processus amont alimentant la comptabilité sont sous contrôle (en particulier existence de procédures adéquates, comprises et appliquées),
- mais également de vérifier que le processus d'arrêté comptable relatif à chacun de ces thèmes est parfaitement maîtrisé et concourt ainsi à la production d'une information fiable.
Les points de vigilance sont, plus particulièrement, les suivants :
- information des services comptables sur les opérations d'investissement et de désinvestissement,
- suivi adéquat des frais de recherche et développement,
- enregistrement correct des immobilisations (en particulier distinction charges / actif, exhaustivité du coût d'entrée et valorisation correcte à la clôture),
- suivi des mouvements sur immobilisations,
- existence d'une procédure achats efficiente,
- suivi adéquat des stocks (ou en cours, ou contrats long terme), tant sur un plan comptable que physique,
- enregistrement correct du chiffre d'affaires,
- existence d'une procédure ventes et recouvrement efficiente,
- enregistrement correct des opérations de trésorerie et de financement (en particulier suivi adéquat des instruments financiers complexes),
- existence d'une procédure paie (et autres avantages sociaux) adéquate,
- analyse des opérations sous l'angle fiscal,
- enregistrement correct et exhaustif de la charge d'impôt,
- identification et suivi de tous les engagements de l'entreprise.
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