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Les « best practices » du credit management

L'Association française des credit managers et conseils (AFDCC) et AU Group, spécialisé en garantie, financement et gestion du crédit clients ont mené une étude permettant de cerner les évolutions du credit management sur les 4 dernières années. En voici les principaux enseignements (http://www.afdcc.com ; www.au-group.com- « Credit management survey 2017 – étude de la gestion du risque clients par secteur d’activité »).

Étude portant sur les trois secteurs d'activité

Caractéristiques générales de l'échantillon

L’échantillon d’entreprises sollicitées pour cette étude est représentatif des adhérents de l’AFDCC, principalement présents dans les grandes entreprises. Pour l’étude 2017, 42 % des répondants travaillent dans l’industrie, environ 30 % dans le négoce et la distribution et 28 % dans le secteur des services.

La moitié des entreprises de l’échantillon réalisent un chiffre d’affaires (CA) de 50 à 500 M€ et 30 % un CA supérieur à 500 M€.

En 2017, 70 % des répondants ont une activité export (même proportion qu’en 2016) contre 66 % en 2015 et 54 % en 2014.

Les entreprises présentes à l'export réalisent principalement entre 1 % et 15 % de leur chiffre d'affaires à l'étranger, l'industrie restant le secteur le plus moteur sur ce point, avec 74 % d'entreprises ayant une activité à l'export. Plus de la moitié des répondants à l'étude (53 %) sont des groupes internationaux possédant des filiales à l’étranger. Le secteur des services reste celui qui exporte le moins et dont l'activité à l'international passe le plus par des filiales.

Ainsi, aucune entreprise de l'industrie ne réalise aucun chiffre d'affaires à l'export, alors que c'est le cas pour 21 % des entreprises du négoce et de la distribution (contre 37 % en 2016 néanmoins).

Nombre de clients actifs et de factures par secteur d'activité

Tous secteurs d'activité confondus, 63 % des entreprises gèrent moins de 5 000 clients, mais cette moyenne reflète des résultats différents suivant les secteurs d'activité. En effet :

-dans l'industrie, 4 % des répondants ont plus de 20 000 clients contre 31 % dans les services ;

-54 % des entreprises de l'industrie ont entre 1 001 et 5 000 clients contre 20 % dans le négoce et la distribution et 23 % dans les services ;

-aucune des entreprises industrielles de l'étude n'a plus de 50 000 clients alors que c'est le cas de 16 % des entreprises de négoce et de distribution et de 23 % des entreprises de services.

S'agissant cette fois-ci du nombre de factures émises, 52 % des répondants dans l'industrie émettent moins de 50 000 factures/an contre 69 % dans le négoce et la distribution. Dans les services, 45 % des entreprises émettent plus de 100 000 factures/an.

Il n'y a pas de corrélation entre le nombre de clients et le nombre de factures émises.

Taille moyenne des factures

Cet indicateur correspond au montant moyen par facture. Sur ce point, on observe que le segment de 1 000 à 5 000 € demeure le plus important, tous secteurs confondus mais il varie là aussi suivant les secteurs d'activité. Il ressort en effet de l'étude que :

-c'est dans l'industrie que le montant des factures est le plus élevé, 13 % des factures y sont supérieures à 25 000 € (contre 9 % dans les services et 2 % dans le négoce et la distribution) et 29 % supérieures à 10 000 € ;

-alors que dans le négoce et la distribution, 40 % des factures s'élèvent à moins de 1 000 € et 80 % à moins de 5 000 € ;

-les factures de 10 000 € maximum représentent finalement 71 % des factures dans l'industrie contre 94 % dans le négoce/distribution et 77 % dans les services.

Par ailleurs, pour la première fois depuis 2014, les deux premières tranches (moins de 1 000 € et de 1 000 à 5 000 €) progressent en volume.

Les missions du credit manager

Gestion du risque clients

Même si l’affacturage progresse toujours (27 % des répondants intègrent cette solution dans leur périmètre d’actions, contre 22 % en 2016 et 20 % en 2015), les principales missions du credit manager restent la prévention du risque, le recouvrement clients et le pilotage du contentieux. Les credit managers intègrent ainsi chacune de ces 3 missions dans leur périmètre d’actions à près de 85 %.

On peut également noter que :

-c'est dans l'industrie que le choix des prestataires et le choix des outils (voir ci-après) constituent les missions les moins représentatives parmi celles prises en charge par le credit manager ;

-dans le négoce et la distribution, la politique de crédit et la comptabilité clients sont plus du ressort du credit manager que dans les autres secteurs (industrie et services) ;

-dans le secteur des services, le choix des prestataires représente une part plus importante des missions du credit manager que dans le négoce/distribution et l’industrie ; il en est de même pour le financement du poste clients.

Détermination des limites de crédit

Le rôle du credit manager couvre aussi la détermination des limites de crédit (bloquantes et non bloquantes). Dans les trois secteurs d'activité confondus (voir ci-avant), 75 % des entreprises déclarent utiliser une limite de crédit.

Cette moyenne reflète toutefois des situations contrastées, puisque ce taux est de 87 % dans l'industrie et de 90 % dans le négoce et la distribution mais qu'il tombe à 40 % dans le secteur des services.

Quand une limite de crédit est fixée, elle est bloquante dans 87 % des cas et automatique dans 63 % des cas. Ces chiffres restent stables par rapport à 2016 et 2015. Au global, 81 % des répondants ont une politique crédit connue et 60 % une politique crédit appliquée par tous.

Le secteur des services est celui qui affiche le plus fort pourcentage de limites non bloquantes.

Conditions de paiement

S'agissant des négociations des conditions de paiement, le service commercial négocie en pratique les conditions de paiement dans 59 % des entreprises interrogées. Mais l’intervention du credit manager sur ce point est en progression, sauf dans le secteur des services qui restent depuis 2014 largement dominés par l'influence des ventes/services commerciaux dans les conditions de paiement.

De quels outils le credit manager dispose-t-il ?

Les pratiques

Tous secteurs d’activité confondus, les credit manager utilisent principalement les abonnements à des bases de données (pour 72 % des répondants), les cabinets de recouvrement (54 %) et le suivi de l’assurance-crédit (52 %).

L’affacturage vient loin derrière puisqu'il est utilisé à hauteur de 35 % dans l’industrie mais seulement à 20 % dans le négoce et la distribution.

Par ailleurs, seules 23 % des entreprises ont recours à un logiciel pour gérer le poste clients. Ce chiffre reste stable depuis 2014.

Les pratiques de credit management sont en outre parfois significativement différentes selon les secteurs d'activité. En effet, dans l'industrie, sont privilégiés les outils de prévention, en particulier :

-les garanties bancaires (43 %) ;

-les enquêtes de terrain (38 %) ;

-l'assurance-crédit (60 %).

Dans le négoce et la distribution, sont plutôt retenus :

-l'assurance-crédit (64 %) ;

-les courtiers spécialisés (38 %) ;

-un recours limité aux avocats pour régler les contentieux (recours aux avocats seulement dans 24 % des cas).

Enfin, dans les services, on observe :

-une large présence de l'abonnement à des bases de données (82 %) ;

-le recours à des prestataires de recouvrement (68 %) ;

-le recours aux avocats (61 %) ;

-une utilisation minoritaire du scoring interne (30 %) et de l'assurance-crédit (25 %).

En somme, le credit management dans le secteur des services apparaît ainsi moins tourné vers la prévention que vers la gestion des litiges et des retards.

La relance avant échéance

La relance avant échéance ou « relance préventive » est pratiquée par 64 % des entreprises. Cette pratique est plus courante dans l’industrie (74 %) que dans les services (63 % même si on y note une progression par rapport à 2016) ou dans le négoce et la distribution (seules 50 % environ des entreprises de ce secteur y ont recours).

Cette relance est automatisée dans 64 % des entreprises qui ont répondu à l'étude et, d’une manière générale, il est intéressant de noter que 74 % des répondants disposent d’un ERP mais qu’Excel demeure toujours un incontournable pour les credit managers.

Zoom sur l'activité export

S’agissant des outils dédiés à l’activité export, les credit managers utilisent principalement le préfinancement puis l’assurance-crédit, le Credoc (crédit documentaire) arrive en 3e position.

Dans l’industrie, les credit managers jugent ces 3 solutions dédiées à l’export à peu près aussi efficaces les unes que les autres, à l’exception de la garantie maison-mère qu’ils jugent moins efficace. C’est le contraire dans le négoce et la distribution pour lequel la garantie maison-mère arrive en 2e position après les cautions. Dans les services, l’outil le mieux noté est l’assurance-crédit et le moins efficace est la lettre de crédit.

Rappelons que le crédit documentaire ou « crédoc » ou lettre de crédit (aussi appelée accréditif, L/C) permet d'assurer la bonne fin et le règlement d'un contrat commercial entre un exportateur et un importateur de nationalités différentes. En principe, les banques des deux partenaires commerciaux cautionnent leur client respectif, limitant ainsi le risque de livraison non payée, ou de marchandise payée mais non livrée (voir RF Comptable 441, septembre 2016 « Quelles solutions pour lutter contre la fraude interne ? »).

Les outils informatiques

Les fonctionnalités les plus courantes dans les solutions informatiques de gestion crédit ou credit management sont liées à la gestion des limites de crédit, au recouvrement et aux relances ainsi qu’au partage des informations clients avec les services commerciaux.

Focus sur les ressources humaines

De 3,5 équivalents temps-plein (ETP) en 2014, la taille des équipes de relance est passée à 6,2 ETP pour l’étude 2017. Cette progression des effectifs de credit management est particulièrement marquée dans les services (19,7 ETP).

Relevons que seuls 37 % des répondants jugent d'ailleurs ne pas disposer d’assez de moyens humains pour exercer leurs missions. Néanmoins, même si ce dernier chiffre est en baisse par rapport à 2016, aucun des répondants n’estime son équipe surdimensionnée.

Pour motiver les équipes de credit management, l’intéressement financier est un outil privilégié. Il a d’ailleurs fortement progressé depuis 2016, tous secteurs d’activité confondus, puisque 41 % des équipes sont intéressées financièrement en 2017 (contre 26 % en 2016).

Les indicateurs de pilotage

DSO et BPDSO

Le Days Sales Outstanding (DSO) ou plus simplement le nombre de jours de chiffre d'affaires immobilisé dans le poste clients est un indicateur de performance de la gestion du poste clients.

Il reste un indicateur phare dans le négoce et les services mais est, en revanche, moins prisé que par le passé dans le secteur de l'industrie : il est utilisé par 63 % des entreprises industrielles, 83 % des entreprises du négoce et de la distribution et 79 % des entreprises de services.

Le DSO moyen s'est légèrement amélioré et passe à 56 jours en 2017 (contre 57 jours en 2016). Dans le négoce et la distribution, il tombe même à 54 jours (contre 56 jours en 2016). Malgré cela, tous secteurs confondus, 15 % des répondants estiment toujours que la situation se détériore.

Le DSO à l'export traduit les délais de paiement à l'international. Il est naturellement plus élevé que le DSO « domestique » et s'élève ainsi à plus de 60 jours pour 74 % des entreprises industrielles et 73 % pour les services, contre 58 % dans le négoce et la distribution.

Les DSO export allant de 90 à 120 jours sont inexistants dans les services, alors qu'ils concernent 17 % des entreprises dans l'industrie et 10 % dans le négoce et la distribution.

Enfin, le BPDSO ou « best possible DSO » (rapport entre l'encours courant non échu et le chiffre d'affaires TTC) est utilisé par 33 % des répondants, tous secteurs confondus, soit 22 % dans l'industrie, 39 % dans le secteur du négoce et de la distribution et 44 % dans les services. Son utilisation progresse sensiblement par rapport à 2016 sauf dans l'industrie où elle est, au contraire, en baisse.

Le taux d'échus

Cet indicateur de pilotage du credit management arrive en 2e position après le DSO. Il est utilisé par 63 % des entreprises industrielles, 70 % des entreprises du négoce et de la distribution et 76 % des entreprises de services.

Le ratio « factures échues/encours total de créances » permet de suivre la part d'encours de créances clients qui est en retard de paiement. Il s'agit d'un indicateur de performance de recouvrement de créances calculé de la manière suivante : factures échues (c'est-à-dire dont la date d'échéance est dépassée)/ encours clients total (comptes 411, 413 et 419).

Top 20 des créances échues

Cet indicateur arrive en 3e position. Il est utilisé par 59 % des entreprises industrielles, 53 % des entreprises du négoce et de la distribution et 71 % des entreprises de services (contre 59 % en 2016 dans ce secteur d'activité).

Autres indicateurs utilisés

Outre les trois principaux indicateurs de pilotage du credit management évoqués ci-avant, les ratios ou données suivants sont également utilisés, dans une moindre mesure, par les credit managers :

-les ratios encours réel/encours maximum et encours réel/somme des limites de crédit ;

-la valeur et le nombre de litiges ;

-le taux de blocage des commandes ;

-la valeur et le nombre des avoirs ;

-et enfin le nombre d'avoirs/le nombre de factures.

Au-delà de la seule gestion du risque clients axée sur la prévention, les relances et le recouvrement, les missions confiées aux credit managers peuvent aller jusqu'à la définition des limites de crédit ou même des conditions de paiement, de concert avec les services commerciaux.

Les ressources humaines allouées aux services de credit management ont d'ailleurs sensiblement progressé entre 2014 et 2017.

Les credit managers disposent de différents outils et indicateurs de pilotage pour mener à bien l'ensemble de leurs missions, avec des degrés d'utilisation parfois contrastés suivant les secteurs d'activité.

Parution: 04/2018
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